照合できる台帳を用意する
物件名を明確にして、部屋、入居者、契約を対応づけます。家賃と期日を確認し、入居者が変わっても過去の記録を残して、異なる契約期間が混ざらないようにします。
実際の入金後に記録する
銀行や決済サービスの入金を基準に、物件、入居者、費目、金額、日付を記録します。「支払いました」という連絡だけでは入金の証拠にならないため、口座を確認してから記帳します。
月末に三つの金額を確認する
当月の請求額、実際の入金額、引き続き確認が必要な金額を比べます。たとえば請求が 3,000、入金が 2,000 なら、残り 1,000 の確認が必要です。請求額と受け取った現金は分けて考えます。
差額を次の確認につなげる
金額が合わなければ、分割入金、日付、二重記帳を先に確認します。敷金や光熱費は適切な費目で照合し、家賃と混ぜないようにします。週ごとや月ごとに定期確認すると、記録を継続しやすくなります。
